نصائح عند كتابة الرسالة الرسمية
1- كن لطيفاً
نصائح:
• ضع نفسك مكان القارئ - كيف يرغبون في تلقي / قراءة / سماع رسالتك؟
• ما تقوله مهم (المحتوى) ، ولكن أيضًا كيف تقوله (النبرة العامة)
• يجب أن تكون الرسائل دائمًا مهذبة أو على الأقل محايدة ... لا تكون أبدًا سلبية أو مجنونة أو لاذعة ، وما إلى ذلك. لا تريد تنفير القارئ أو أن تجد نفسك تدافع عن محتوى أو نبرة رسالتك2- رسالة واضحة
نصائح: • تجنب التعابير المبتذلة - فهذه عبارات كلمات تجعل كتابتنا تبدو أكثر رسمية. في بيئة الأعمال اليوم ، يمكننا أن نكون أكثر اعتدالًا في لغتنا بينما لا نزال محترفين • تجنب اللغة العامية - اقتصادنا هو اقتصاد عالمي وأولئك الذين نتواصل معهم يأتون من خلفيات متنوعة وتعليمات وثقافات وما إلى ذلك. الكلمات والعبارات العامية تخلط الرسالة فقط. • تجنب الكلمات / العبارات المعقدة3- رسالة مكتملةاجعل رسالتك مكتملة الأركان وبدون حشو وكلمات غير مفهومة وقيمها بالسؤال ( كيف، لماذا، ماذا، من، أين) حتى تتأكد من أن القارئ سيفهمها مالم فستضطر للشرح4- مختصراًأكتب الرسالة ثم راجعها؛ احذف الكلمات والعبارات التي لا داعي لها دون الإخلال بالمعنى بالطبع، فكلما كانت رسالتك واضحة مكتملة مختصرة أدت إلى نتائج أفضل،5- رسالة صحيحةيجب أن تكون الرسالة خالية من الأخطاء مثبتة التواريخ والمعلومات والبيانات فيها مالم فستكون رسالة مهملة تبعث على إزدراء القارئ لها ولكاتبها، فتأكد من عدم وجود أخطاء مطبعية، ومن تحديد التواريخ بشكل دقيق وصحيح في حال احتوت الرسالة عليها6- ثابتةأخيرًا ، تحقق من التناسق في رسائلك ، ليس فقط في كيفية تقديم المحتوى (التنسيق) ، ولكن أيضًا في النغمة وهيكل الجملة. يؤدي تغيير الرسالة في منتصف الطريق إلى إرباك القارئ وزيادة صعوبة تحقيق هدفك.نصائح: • هل تنسيق المستند هو نفسه في جميع أنحاء؟ • هل تنقل تحيزًا غير مقصود - كيف تدرج العناصر والأسماء؟ • لا تتغاضى عن التناقضات - الحسابات الحسابية والحقائق والتواريخ غير الصحيحة
تعليقات
إرسال تعليق