أفكار لترتيب المهام اليومية والملفات في المكتب: ترتيب الاولويات:

 أفكار لترتيب المهام اليومية والملفات في المكتب: 

ترتيب الاولويات:

1- الأعمال الهامة والعاجلة 

2- الأعمال الهامة وغير العاجلة تكون بالتخطيط الاستراتيجي 

3- الأعمال العاجلة وغير الهامة: تلك التي تنفذها لارضاء الآخرين

4-الأنشطة غير الهامة وغير العاجلة: الاتصالات، المقابلات عديمة الفائدة، الاجتماعات الماتجة عم صراعات داخب المؤسسة، ويمكن القضاء عليها بالتخطيط المسبق وذلك من خلال تخصيص وقت محدد للاجتماعات الداخلية أو الخارجية، وتعويد المتصلين على التواصل للأشياء الهامة جداً ( مثل توجيه المتصلين لأمور يمكن انجازها عن طريق موظفين آخرين)

...

أفكار لترتيب المهام:

1- اكتب مهام يوم غد

2- اجعل هناك هامش من المرونة في جدولك يمكن أن تعدل عليه

3- خصص وقتا لإنجاز الأعمال الهامة بعيا عن ( الهاتف - المقابلات-الزيارات المفاجئة)

....

أفكار لترتيب يومك:

1- أستعن بالمذكرة لتدون مهام يومك لا تعتم على حفظها في عقلك 

2-جدول الأنشطة المتشابهه ونفذها معاً

3- اتصل لتأكيد مواعيدك قبل خروجك من المكتب

4- خصص وقتا للتغيير، لتغيير روتين العمل لا بد أن يكون هناك استراحة قصيرة تعيد لنفسك النشاط والحيوية وتريح عقلك وبدنك من المجهود المبذول لتعاود العمل بنشاط

5- اشتر اشيائك بكميات، فمن غير المعقول أن تكون يومياً في السوق لشراء حاجاتك 

6- احمل معك مهام إلى البيت فقد تجد وقت فراغ تقضي به بعض المهام 

.....


إذا كنت تشغل وظيفة تحتم عليك التعامل مع توجيهات أكثر من مدير فيمكن اتباع الخطة التالية: 

اتبع سياسية الأولويات : 

- أولويات العمل: 

أ. هام جداً ب. هام ج. غير هام 

- أولويات العميل: 

أ. العملاء ب.المديرون ج.الزملاء

- أولويات السرعة:

أ.عاجل جداً ب. عاجل ج. غير عاجل 

مثال: "

تقديم عرض سعر مستعجل لعميل 

سيكون الترتيب كالتالي (أ.أ.أ)

الإعداد لحفلة عيد ميلاد لأحد مدراء المؤسسة في نفس اليوم: (ب.ب.أ)

.

أسلوب يمكنك اتباعه لأرشفة الملفات: 

1- أوراق نشيطة تبقى على الطاولة

2- سلة المهملات: للقصاصات والتوالف اليومية

3- ملف المشكلات: تحتاج إلى حلول

4- ملف الحفظ: أوراق هامّه

5- ملف القراءة: مطويات ونشرات ومجلات تقراءها

6- الملف الشخصي: أوراق شخصية متعلقة بك 

....

أنواع الأوراق في المكتب: 

1- أوراق تحتاج عملا وقراراً سريعاً ستكون في ملف الأولويات أو الملف النشيط على طاولة مكتبك 

2- أوراق تخص زملاء اخرين؛ حولّها إليهم 

3- أوراق يجب أن تحفظ في الأرشيف لأن المؤسسة ستحتاج إليها مستقبلاً

4- أوراق في قائمة الانتظار للرد عليها

5- أوراق زائدة عن الحاجة يتم التخلص منها فوراً

....

عبارات منتقاة:


"الفعالية الشخصية الإدارية لا تعني إنجاز أكبر قدر من العمل كل يوم وإنما إنجاز أهم الأعمال في أقل وقت"

"عندما تحجب المعلومات تنتشر الإشاعات" 

"اجعل التنظيم وسيلة للإنجاز لا غاية في العمل"

"المكتب الفوضوي دليلاً على أن صاحبه كثير المهمات لكنه قليل الإنجاز مسوّف في الأعمال فتكون النتيجة تشتت في التركيز وعدم وفائه بالتزاماته في المواعيد المحدده تجاه الآخرين"

" الأوراق المُلقاه على سطح المكتب لمهلم غير منجزة تشتت الذهن وتسبب الإجهاد، لذا فمن اللازم الإبقاء على ملف الأولويات الهامة فقط فوق الطاولة" 

" البعض يظل في تجميع الأوراق ويغلب على ظنه أنه سيحتاجها أو سيرجعها في المستقبل، ويظل يجمع ويجمع إلى مالانهايه"

قاعدة ذهبية للاحتفاظ بالأوراق " احفظ الأوراق القانونية والمالية والعقود وكُل مايترتب عليه حقوق والتزامات مباشرة ووفقا لنظام أرشفة معين" 

"إن كثرة الأوراق على طاولة مكتبك يدل على ترددك في اتخاذ القرارات"


تعليقات

المشاركات الشائعة من هذه المدونة

رواية الصخور المهاجرة للأستاذ جلال الرويشان

من ديوان "قلبي عليك حبيبتي " للشاعر أيمن العتوم

اقتباسات من رواية أنا يوسف ..أيمن العتوم